(1) Der Notar ist verpflichtet, Akten und Verzeichnisse so zu führen, dass deren Verfügbarkeit, Integrität, Transparenz und Vertraulichkeit gewährleistet sind.
(2) Der Notar kann Akten und Verzeichnisse in Papierform oder elektronisch führen, soweit die Form nicht durch oder auf Grund eines Gesetzes vorgeschrieben ist. Zusätzlich darf er für die Aktenführung Hilfsmittel verwenden, deren Vertraulichkeit ebenfalls zu gewährleisten ist.
(3) Akten und Verzeichnisse in Papierform darf der Notar außerhalb seiner Geschäftsstelle nur bei der Notarkammer oder mit Genehmigung der Aufsichtsbehörde führen. Seine Verfügungsgewalt muss gewahrt bleiben. Außer im Fall der Führung bei der Notarkammer darf eine gemeinsame Führung nur im Zusammenschluss mit anderen Notaren erfolgen. Die Genehmigung nach Satz 1 ist zu erteilen, wenn sichergestellt ist, dass die Anforderungen des Absatzes 1 und des Satzes 2 eingehalten werden. Die Genehmigung kann mit Auflagen verbunden, mit dem Vorbehalt des Widerrufs erteilt oder befristet werden. Vor der Erteilung oder der Aufhebung der Genehmigung ist die Notarkammer anzuhören. Die Führung bei der Notarkammer ist der Aufsichtsbehörde mitzuteilen.
(4) Elektronische Akten und Verzeichnisse darf der Notar außerhalb der Geschäftsstelle nur im Elektronischen Urkundenarchiv oder im Elektronischen Notaraktenspeicher führen.
(5) Zur Führung der Akten und Verzeichnisse dürfen nur Personen herangezogen werden, die bei dem Notar oder im Fall des Absatzes 3 Satz 3 bei dem Zusammenschluss der Notare beschäftigt sind. Absatz 3 Satz 1 und Absatz 4 bleiben unberührt.
(6) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ist die verwahrende Stelle verpflichtet, die in Papierform geführten Akten und Verzeichnisse zu vernichten und die elektronisch geführten Akten und Verzeichnisse zu löschen, sofern nicht im Einzelfall eine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.